Politica di cancellazione e rimborso

Un viaggio in Tanzania, che sia una scalata del Kilimangiaro o un safari attraverso i parchi, richiede mesi di preparazione e un investimento importante. Sappiamo che a volte la vita interviene: una malattia, un’emergenza familiare, un volo cancellato per cause fuori dal controllo di chiunque. Quando accade, il nostro primo istinto non è richiamare una policy. È prendere il telefono e capire che cosa possiamo fare per te.

Questa pagina spiega come funzionano cancellazioni e rimborsi con Altezza, quali situazioni riusciamo quasi sempre a risolvere e dove dobbiamo lavorare insieme a partner che applicano regole proprie.

In cosa crediamo

Per noi l’empatia non è uno slogan di marketing. È il modo in cui gestiamo l’azienda. Quando ci contatti per un cambio di programma, parli con persone, non con un ufficio rimborsi. Nella maggior parte dei casi esiste più di una soluzione possibile, e cerchiamo quella che ti tutela meglio.

Detto questo, nessun viaggio viene realizzato da soli. Le autorità dei parchi, i partner alberghieri, le compagnie aeree, i fornitori alimentari, il team che ha già lavorato al tuo itinerario: tutti sono già stati pagati, spesso settimane prima del tuo arrivo. Siamo chiari su ciò che possiamo recuperare e su ciò che invece non dipende da noi.

Scalate del Kilimangiaro

Il Kilimangiaro è il viaggio su cui abbiamo il maggiore controllo operativo, e quindi quello in cui possiamo essere più flessibili.

Gran parte di ciò che paghi per una scalata del Kilimangiaro resta all’interno della nostra organizzazione: le nostre guide, i nostri portatori, l’attrezzatura, i nostri hotel a Moshi (Aishi Machame e Brubru Lodge), l’approvvigionamento alimentare. Se devi cancellare o posticipare, troveremo quasi sempre una soluzione insieme a te.

Alcuni dettagli concreti:

• Il deposito iniziale (100 USD) non è rimborsabile, ma non scade mai. Può essere trasferito su qualsiasi spedizione futura tu scelga, senza limiti di tempo.
• Le tariffe dei parchi sono rimborsabili fino a 1 giorno prima dell’inizio della spedizione. Altezza le paga per tuo conto alla Tanzania National Parks Authority, e coordiniamo direttamente il rimborso.
• Le cancellazioni per Aishi Machame e Brubru Lodge sono flessibili. Anche con un preavviso breve, fino al giorno precedente, rimborsiamo per intero i costi di soggiorno nelle nostre strutture. Sono i nostri hotel, e le regole le definiamo noi.
• Posticipare invece di cancellare è quasi sempre la scelta migliore. Il tuo denaro non scade con noi. Se devi riprogrammare il viaggio, conserveremo l’intero pagamento come credito per qualsiasi viaggio futuro, senza limiti di tempo.

Per modifiche al di fuori di questi termini standard valutiamo la situazione caso per caso. Emergenza familiare, malattia, circostanze impreviste: parlane con noi. In vere emergenze abbiamo già rimborsato per intero alcuni alpinisti, e lo faremo ancora quando la situazione lo richiederà.

Safari

I safari sono diversi, e vogliamo spiegare con chiarezza perché.

Un safari si costruisce attorno ai lodge e ai campi in cui si soggiorna. L’alloggio è una delle voci più importanti del costo totale, e quasi tutto viene corrisposto a strutture partner che non possediamo. Ciascuna applica la propria politica di cancellazione, con condizioni molto diverse:

• Alcuni partner consentono il rinvio gratuito a date future senza penali. Verifichiamo sempre prima questa possibilità per te, perché è il modo più frequente per recuperare il costo di un viaggio interrotto.
• La maggior parte delle strutture applica scaglioni di cancellazione che diventano più rigidi man mano che si avvicina la data di arrivo. Lo schema generale del settore è questo: circa 10% oltre 90 giorni prima, circa 30% tra 60 e 90 giorni, circa 60% tra 30 e 60 giorni, circa 80% tra 8 e 30 giorni, e addebito totale nell’ultima settimana. Facciamo il possibile per negoziare con i partner per tuo conto, e le relazioni costruite negli anni spesso aiutano.
• Le strutture di categoria superiore e a 5 stelle sono in genere le più rigide. È il contrappeso alla qualità e all’esclusività di quei campi. Più un lodge è richiesto, più è difficile liberare una prenotazione confermata.
• I voli interni sono spesso non rimborsabili. I collegamenti con aeromobili leggeri verso i parchi remoti operano con margini stretti, e la maggior parte dei vettori non rimborsa i biglietti cancellati, anche con un preavviso significativo.
• Anche in questo caso, le tariffe dei parchi sono rimborsabili fino a 1 giorno prima dell’inizio del safari.

Quando cancelli, esaminiamo ogni voce della prenotazione con i partner coinvolti e calcoliamo il massimo importo recuperabile. Tutto ciò che rientra viene trasferito a te, al netto di eventuali commissioni bancarie.

Posticipare invece di cancellare

Se il problema riguarda le date, non il viaggio in sé, posticipare è quasi sempre più conveniente che cancellare.

Per il Kilimangiaro, dal nostro lato il rinvio è di fatto gratuito. L’intero pagamento resta come credito per spedizioni future, e scegli le nuove date quando sei pronto. (Una nota: le tariffe dei parchi e altri costi possono aumentare nel tempo; se la Tanzania National Parks Authority alza le tariffe prima delle nuove date, applicheremo solo quella differenza.)

Per i safari, contattiamo ogni partner non appena riceviamo la tua comunicazione. Molti lodge permettono il rinvio senza penali, soprattutto al di fuori dell’alta stagione. Quando la richiesta arriva con anticipo, abbiamo un tasso di successo molto alto nello spostare le prenotazioni senza costi.

Assicurazione di viaggio

La consigliamo vivamente. Un viaggio in Tanzania comporta alcuni elementi realmente imprevedibili: cancellazioni di voli internazionali, malattie o infortuni prima della partenza, eventuali necessità di evacuazione una volta arrivati. Una buona polizza copre questi casi e può recuperare costi che nemmeno Altezza può rimborsare, come alloggi non rimborsabili o voli interni.

Forniamo tutta la documentazione necessaria per presentare una richiesta di rimborso. Se stai scegliendo una polizza, verifica che includa cancellazione del viaggio, evacuazione medica e copertura per l’alta quota se prevedi una scalata.

Come contattarci per una modifica

Il modo più rapido è scrivere su WhatsApp o via email al tuo consulente di viaggio. Puntiamo a rispondere entro 24 ore, spesso molto prima. Alcune risposte dipendono dai tempi di lodge e compagnie aeree, che variano in base a weekend, festività e fusi orari; per questo le richieste più complesse possono richiedere un po’ più di tempo. In ogni caso, il tuo consulente di viaggio resterà al tuo fianco in ogni passaggio, finché la situazione non sarà risolta.

Non ci sono moduli automatici da compilare, né risposte preconfezionate. Parlerai con lo stesso team che ti ha aiutato a organizzare il viaggio.

Ci auguriamo che tu non debba mai tornare su questa pagina. Speriamo che l’unica cosa che porterai a casa da Altezza sia la sensazione di aver visto qualcosa di raro, e che qualcuno di affidabile si sia preso cura di te mentre accadeva.